Sáng kiến nhỏ - Hiệu quả lớn: Chuyển đổi số bắt đầu từ công việc hằng ngày

Không phải mọi sáng kiến chuyển đổi số đều bắt đầu từ một hệ thống công nghệ lớn hoặc phần mềm phức tạp. Đôi khi, chuyển đổi số bắt đầu từ việc không phải nhập lại cùng một số liệu nhiều lần, tra cứu được văn bản trong vài giây, theo dõi công việc không cần gọi điện nhắc hoặc giúp người dân tìm đúng thủ tục ngay từ lần đầu. Khi những bất tiện hằng ngày được nhận diện và giải quyết bằng cách làm phù hợp, sáng kiến nhỏ có thể tạo ra hiệu quả lớn.

Ảnh minh họa.

Chuyển đổi số bắt đầu từ câu hỏi rất gần gũi

Trong công việc hằng ngày, cán bộ, chiến sĩ có thể gặp những tình huống quen thuộc: cùng một số liệu phải nhập vào nhiều biểu mẫu; báo cáo mất nhiều thời gian tổng hợp; lịch công tác thay đổi nhưng chưa được cập nhật kịp thời; hồ sơ điện tử khó tìm do cách đặt tên không thống nhất; văn bản đã có nhưng mỗi đơn vị vẫn phải tự tra cứu lại; người dân phải hỏi nhiều nơi mới biết cần chuẩn bị giấy tờ gì.

Những bất tiện này thường được xem là việc nhỏ. Tuy nhiên, khi lặp lại hằng ngày, tại nhiều bộ phận và với nhiều người, chúng sẽ tạo ra sự lãng phí đáng kể về thời gian, nhân lực và chi phí.

Vì vậy, chuyển đổi số không nhất thiết phải bắt đầu bằng câu hỏi “cần mua công nghệ gì”, mà nên bắt đầu bằng những câu hỏi thiết thực hơn:

- Công việc nào đang mất nhiều thời gian nhất?

- Khâu nào thường phát sinh sai sót hoặc chậm tiến độ?

- Dữ liệu nào đang phải nhập lại nhiều lần?

- Nội dung nào người dân thường xuyên phải hỏi?

- Cuộc họp, báo cáo hoặc thủ tục nào có thể rút gọn?

- Thao tác nào có thể chuẩn hóa hoặc thực hiện trên môi trường điện tử?

Khi xác định đúng vấn đề, giải pháp đôi khi chỉ là một biểu mẫu điện tử, một kho tài liệu dùng chung, một bảng theo dõi tiến độ, một mã QR dẫn đến hướng dẫn chính thức hoặc một quy trình được sắp xếp lại hợp lý hơn.

Sáng kiến số không nhất thiết phải là phần mềm mới

Một quan niệm khá phổ biến là chỉ khi xây dựng được ứng dụng hoặc hệ thống lớn mới được xem là có sáng kiến chuyển đổi số. Trên thực tế, sáng kiến có thể là bất kỳ giải pháp nào giúp thay đổi phương thức làm việc theo hướng nhanh hơn, chính xác hơn, minh bạch hơn và an toàn hơn.

Chẳng hạn, việc chuẩn hóa cách đặt tên tệp tin giúp tìm kiếm hồ sơ nhanh hơn; sử dụng biểu mẫu điện tử thống nhất giúp giảm sai lệch khi tổng hợp; xây dựng thư viện số giúp cán bộ không phải tìm lại văn bản ở nhiều nguồn; dùng lịch công tác điện tử giúp cập nhật nhiệm vụ và nhắc thời hạn; thiết lập mã QR tại nơi tiếp dân giúp người dân dễ dàng tra cứu địa điểm, thành phần hồ sơ và quy trình thực hiện.

Giá trị của sáng kiến không nằm ở mức độ phức tạp của công nghệ. Một giải pháp đơn giản nhưng được sử dụng thường xuyên, giải quyết đúng khó khăn thực tế sẽ có giá trị hơn một phần mềm nhiều chức năng nhưng ít người sử dụng.

Không “số hóa” sự rườm rà

Chuyển một biểu mẫu giấy thành tệp điện tử chưa chắc đã là chuyển đổi số. Nếu cán bộ vẫn phải nhập lại dữ liệu, vừa in giấy vừa gửi tệp, ký qua nhiều tầng nấc như cũ thì phương tiện đã thay đổi nhưng quy trình chưa được cải tiến.

Thậm chí, nếu mỗi đơn vị tự tạo thêm một bảng tính, một nhóm trao đổi hoặc một ứng dụng riêng, cán bộ có thể phải làm nhiều thao tác hơn trước. Khi đó, công nghệ không giảm tải mà lại tạo thêm gánh nặng.

Trước khi áp dụng giải pháp số, cần xem xét có thể bỏ bớt khâu nào, gộp biểu mẫu nào, dữ liệu nào có thể tái sử dụng và ai thực sự cần tiếp cận thông tin. Quy trình phải được đơn giản hóa trước khi được số hóa.

Cần tránh một số biểu hiện:

- Yêu cầu vừa xử lý trên phần mềm, vừa lập hồ sơ giấy không cần thiết.

- Xây dựng biểu mẫu mới nhưng vẫn phải nhập lại dữ liệu đã có.

- Dùng nhóm nhắn tin cá nhân thay cho hệ thống công vụ chính thức.

- Tạo nhiều kho lưu trữ nhưng không thống nhất cách quản lý và tìm kiếm.

- Xây dựng sản phẩm chỉ một người biết vận hành.

- Chạy theo số lượng ứng dụng mà không đánh giá hiệu quả sử dụng.

- Tự động hóa một quy trình chưa hợp lý hoặc chưa đúng quy định.

Mục tiêu cuối cùng không phải tạo thêm công cụ, mà là giảm thao tác, giảm thời gian và nâng cao chất lượng công việc.

Những sáng kiến có thể bắt đầu ngay từ vị trí công tác

Mỗi lĩnh vực, mỗi đơn vị có những yêu cầu khác nhau. Tuy nhiên, có nhiều nhóm công việc có thể nghiên cứu cải tiến từ thực tiễn hằng ngày.

Chuẩn hóa báo cáo và tổng hợp số liệu

Biểu mẫu điện tử có cấu trúc thống nhất giúp dữ liệu được nhập một lần, tự động tổng hợp theo từng tiêu chí và hạn chế sai sót khi cộng, chép số liệu. Khi cần báo cáo, cán bộ có thể khai thác từ dữ liệu đã cập nhật thay vì yêu cầu các đơn vị gửi lại cùng một nội dung.

Điều quan trọng là thống nhất tên trường dữ liệu, đơn vị tính, thời điểm cập nhật và trách nhiệm kiểm tra; không để mỗi nơi hiểu và nhập số liệu theo một cách khác nhau.

Quản lý lịch công tác, lịch trực và nhiệm vụ

Lịch điện tử dùng chung có thể hỗ trợ cập nhật thay đổi, phân công người thực hiện, nhắc thời hạn và ghi nhận kết quả. Người chỉ huy nắm được tiến độ mà không phải liên tục gọi điện hoặc yêu cầu báo cáo riêng lẻ.

Tuy nhiên, việc phân quyền phải rõ ràng, tránh để thông tin công tác được chia sẻ ra ngoài phạm vi cần thiết.

Xây dựng kho tài liệu và biểu mẫu dùng chung

Văn bản pháp luật, hướng dẫn nghiệp vụ, biểu mẫu và tài liệu tuyên truyền có thể được sắp xếp theo lĩnh vực, thời gian và tình trạng hiệu lực. Mỗi tài liệu cần có nguồn, ngày cập nhật và đơn vị chịu trách nhiệm quản lý.

Kho dùng chung giúp hạn chế sử dụng văn bản đã hết hiệu lực, giảm thời gian tìm kiếm và tránh tình trạng mỗi cán bộ tự lưu một phiên bản khác nhau.

Hỗ trợ người dân tra cứu thủ tục

Mã QR hoặc trang tra cứu tập trung có thể giúp người dân biết đúng địa điểm, thời gian, thành phần hồ sơ, mức phí và kênh nộp trực tuyến. Nội dung phải dẫn đến nguồn chính thức, được cập nhật thường xuyên và trình bày bằng ngôn ngữ dễ hiểu.

Một hướng dẫn tốt có thể giúp người dân chuẩn bị đúng hồ sơ ngay từ đầu, giảm số lần đi lại và giảm áp lực cho bộ phận tiếp nhận.

Đổi mới tuyên truyền, phổ biến pháp luật

Bài viết dài có thể được chuyển thành đồ họa thông tin, video ngắn, câu hỏi tình huống hoặc bài kiểm tra trực tuyến. Công nghệ hỗ trợ đưa nội dung đến đúng nhóm người, nhưng thông tin pháp luật vẫn phải được kiểm tra chặt chẽ về tính chính xác, thời điểm hiệu lực và nguồn trích dẫn.

Theo dõi tiến độ thay cho tăng chế độ báo cáo

Bảng theo dõi công việc được cập nhật trực tiếp có thể giúp người chỉ huy nắm tình hình mà không cần yêu cầu đơn vị lập thêm báo cáo. Những vấn đề bất thường, nhiệm vụ chậm tiến độ hoặc số liệu vượt ngưỡng có thể được đánh dấu để tập trung chỉ đạo.

Đây là chuyển đổi từ “đợi báo cáo” sang chủ động theo dõi, nhưng phải bảo đảm quyền truy cập và không hiển thị dữ liệu vượt quá nhu cầu sử dụng.

Thực tiễn sáng tạo tại Công an tỉnh Tây Ninh

Nhiều sáng kiến chuyển đổi số tại Công an tỉnh Tây Ninh đã xuất phát từ chính yêu cầu đổi mới công việc hằng ngày.

Phòng Tham mưu Công an tỉnh đã triển khai đăng ký 17 sản phẩm chuyển đổi trạng thái công tác, trong đó có quy trình xử lý văn bản, lịch công tác, lịch trực điện tử và mô hình “Phòng Tham mưu không giấy tờ”. Các sáng kiến như Thư viện số thanh niên – phụ nữ, Bản tin số “Tham mưu trẻ – việc nhanh”, Ngân hàng sáng kiến chuyển đổi số và thi tìm hiểu trực tuyến đã góp phần đổi mới phương thức học tập, quán triệt văn bản và đánh giá nhận thức của cán bộ, chiến sĩ.

Trong công tác tham mưu, điều hành, đơn vị cũng tập trung hạn chế văn bản không thực sự cần thiết, rút gọn quy trình, giảm chế độ thông tin, báo cáo; ưu tiên họp trực tuyến và sử dụng phần mềm quản lý văn bản. Đây là những thay đổi không quá xa lạ nhưng khi được tổ chức đồng bộ sẽ rút ngắn thời gian xử lý, giảm chi phí và giảm tải cho Công an cơ sở.

Tại Thanh tra Công an tỉnh, phong trào “Bình dân học vụ số” đã gắn việc phổ cập kỹ năng với ứng dụng thực tế. Văn bản được xử lý trên môi trường điện tử; dữ liệu đơn thư được số hóa để thuận lợi tra cứu, thống kê; mô hình bản đồ số các trụ sở tiếp công dân của Công an các xã, phường và đơn vị trực thuộc được xây dựng thông qua mã QR, giúp người dân dễ dàng tìm địa điểm liên hệ.

Công an xã Mộc Hóa tổ chức Hội thi “Cán bộ số” trên nền tảng trực tuyến, mở rộng đối tượng tham gia đến người dân địa phương. Cách làm này cho thấy một công cụ quen thuộc, khi được lựa chọn đúng mục đích, có thể giúp nội dung chuyển đổi số trở nên sinh động và dễ tiếp cận hơn.

Những kết quả trên khẳng định sáng kiến có thể xuất phát từ đơn vị nghiệp vụ, bộ phận tham mưu, thanh tra hoặc Công an cấp xã. Điểm chung là đều bắt đầu từ một nhu cầu cụ thể và hướng tới cải thiện chất lượng công tác, phục vụ người dân.

Một sáng kiến cần đi qua bảy bước

Để tránh tình trạng sáng kiến chỉ dừng lại ở ý tưởng hoặc sản phẩm trình diễn, quá trình triển khai có thể thực hiện theo bảy bước cơ bản.

Bước 1: Xác định đúng vấn đề

Mô tả rõ công việc đang bất cập ở đâu, ảnh hưởng đến ai và vì sao cần thay đổi. Không nên bắt đầu từ một công nghệ có sẵn rồi cố tìm việc để áp dụng.

Bước 2: Đo hiện trạng

Ghi nhận thời gian xử lý, số thao tác, số hồ sơ sai, lượng giấy sử dụng hoặc số lần người dân phải bổ sung hồ sơ. Đây là căn cứ để đánh giá kết quả về sau.

Bước 3: Rút gọn quy trình

Xem xét loại bỏ thao tác không cần thiết, thống nhất biểu mẫu và xác định dữ liệu có thể tái sử dụng. Chỉ số hóa sau khi quy trình đã được sắp xếp hợp lý.

Bước 4: Lựa chọn giải pháp phù hợp

Ưu tiên nền tảng, hạ tầng và phần mềm đã được cơ quan cho phép. Không nhất thiết phải xây dựng hệ thống mới nếu công cụ hiện có đã đáp ứng yêu cầu.

Bước 5: Thí điểm ở phạm vi phù hợp

Triển khai với một nhóm người dùng hoặc một loại công việc, ghi nhận khó khăn và điều chỉnh trước khi áp dụng rộng rãi.

Bước 6: Đánh giá bằng kết quả thực tế

So sánh với hiện trạng ban đầu: thời gian có giảm không, lỗi có ít hơn không, cán bộ có sử dụng thường xuyên không, người dân có thuận tiện hơn không và dữ liệu có được bảo vệ không.

Bước 7: Chuẩn hóa và nhân rộng

Khi giải pháp chứng minh được hiệu quả, cần xây dựng hướng dẫn, phân công người quản lý, quy định trách nhiệm cập nhật, tổ chức đào tạo và xác định phương án duy trì lâu dài.

Nếu sản phẩm không còn phù hợp hoặc trùng với hệ thống dùng chung, cần điều chỉnh, tích hợp hoặc dừng sử dụng. Duy trì một công cụ không hiệu quả cũng là một dạng lãng phí số.

Hiệu quả phải được đo bằng con số cụ thể

Số lượng ý tưởng, phần mềm hoặc mã QR chưa phản ánh đầy đủ chất lượng chuyển đổi số. Một sáng kiến cần được đánh giá bằng tác động thực tế, chẳng hạn:

- Giảm bao nhiêu thời gian xử lý một hồ sơ hoặc báo cáo?

- Giảm được bao nhiêu biểu mẫu, bản in hoặc lần nhập lại dữ liệu?

- Tỷ lệ hồ sơ sai, trễ hạn hoặc phải bổ sung thay đổi như thế nào?

- Thời gian tra cứu văn bản, dữ liệu được rút ngắn bao nhiêu?

- Có bao nhiêu cán bộ sử dụng thường xuyên?

- Người dân giảm được bao nhiêu lần đi lại hoặc chờ đợi?

- Sản phẩm có hoạt động ổn định và bảo đảm an ninh, an toàn hay không?

- Có thể bàn giao, tiếp tục sử dụng khi người xây dựng chuyển công tác hay không?

Chỉ khi trả lời được những câu hỏi này, sáng kiến mới chuyển từ “có sản phẩm” sang “có hiệu quả”.

Sáng kiến nhỏ nhưng không được làm theo cách tạm thời

Giải pháp có quy mô nhỏ không có nghĩa được phép xem nhẹ an ninh mạng, bảo vệ dữ liệu và tính pháp lý.

Một bảng tính chứa dữ liệu cá nhân vẫn phải được bảo vệ. Một mã QR phải dẫn đến địa chỉ chính thức. Một kho tài liệu dùng chung phải có phân quyền. Một biểu mẫu trực tuyến phải xác định rõ dữ liệu thu thập và mục đích sử dụng. Một sản phẩm ứng dụng trí tuệ nhân tạo phải có người kiểm tra nội dung và không được đưa dữ liệu công tác lên nền tảng chưa được phép.

Không nên sử dụng tài khoản cá nhân, kho lưu trữ miễn phí hoặc phần mềm không rõ nguồn gốc để triển khai sáng kiến trong công tác. Những giải pháp này có thể tiện lợi lúc đầu nhưng tiềm ẩn nguy cơ lộ lọt dữ liệu, mất quyền kiểm soát và không thể duy trì lâu dài.

Mỗi sản phẩm cần xác định rõ đơn vị quản lý, người chịu trách nhiệm, quyền truy cập, phương án sao lưu, quy trình cập nhật và cách xử lý khi xảy ra sự cố. Đây chính là sự nối tiếp giữa sáng kiến chuyển đổi số với kỷ luật bảo vệ dữ liệu và an ninh mạng đã được đề cập tại Kỳ 8 và Kỳ 9.

Người chỉ huy tạo không gian, cán bộ tạo giá trị

Sáng kiến từ cơ sở chỉ phát triển khi cán bộ được khuyến khích phát hiện vấn đề, đề xuất giải pháp và thử nghiệm trong phạm vi an toàn.

Người chỉ huy có trách nhiệm định hướng đúng nhu cầu, bố trí nguồn lực, kết nối với bộ phận chuyên môn và đánh giá kết quả công bằng. Những ý tưởng thiết thực cần được hướng dẫn hoàn thiện, không nên bị bỏ qua chỉ vì người đề xuất không phải cán bộ công nghệ.

Ngược lại, cán bộ đề xuất sáng kiến phải nghiên cứu kỹ quy trình, lắng nghe người trực tiếp sử dụng và sẵn sàng điều chỉnh. Không nên coi sản phẩm là thành tích cá nhân hoặc giữ riêng cách làm. Giá trị lớn nhất của sáng kiến là khả năng chia sẻ, kế thừa và nhân rộng.

“Ngân hàng sáng kiến chuyển đổi số” có ý nghĩa khi trở thành nơi tập hợp những bài toán thực tế, giải pháp đã thử nghiệm, kết quả đo lường và kinh nghiệm triển khai. Qua đó, đơn vị có nhu cầu tương tự có thể tham khảo, tránh xây dựng trùng lặp và tiết kiệm nguồn lực.

Người dân là thước đo cuối cùng

Một giải pháp có thể giúp công việc nội bộ nhanh hơn, nhưng nếu làm người dân phải khai thêm thông tin, cài thêm ứng dụng hoặc thực hiện nhiều thao tác hơn thì chưa thể xem là chuyển đổi số thành công.

Đối với sáng kiến liên quan đến dịch vụ công, cần quan sát trải nghiệm thực tế của người dân: hướng dẫn có dễ hiểu không, người lớn tuổi có sử dụng được không, người không có thiết bị thông minh được hỗ trợ như thế nào và khi hệ thống gặp sự cố có kênh thay thế hay không.

Phản ánh của người dân tại bộ phận tiếp nhận, qua cổng thông tin hoặc qua Công an cơ sở là nguồn dữ liệu quan trọng để điều chỉnh sản phẩm. Chuyển đổi số lấy người dân làm trung tâm đồng nghĩa với việc đánh giá giải pháp từ góc nhìn của người sử dụng, không chỉ từ báo cáo của đơn vị triển khai.

Từ một việc làm tốt đến năng lực số của toàn lực lượng

Qua 10 kỳ của chuyên mục, chuyển đổi số trong Công an nhân dân được nhìn nhận từ nhiều phương diện: thay đổi nhận thức và phương thức làm việc; xây dựng năng lực số cho cán bộ, chiến sĩ; làm sạch, kết nối và khai thác dữ liệu; phát triển VNeID, dịch vụ công trực tuyến; phát huy vai trò Công an cơ sở; ứng dụng trí tuệ nhân tạo; bảo vệ dữ liệu cá nhân và bảo đảm an ninh mạng.

Những nội dung đó chỉ thực sự đi vào cuộc sống khi được chuyển thành hành động cụ thể tại từng vị trí công tác. Mỗi cán bộ không nhất thiết phải tự viết phần mềm, nhưng cần biết nhận diện thao tác bất hợp lý, đề xuất cách làm tốt hơn, sử dụng thành thạo công cụ được giao và chịu trách nhiệm đối với dữ liệu mình xử lý.

Giá trị của chuyển đổi số không nằm ở thuật ngữ công nghệ hay số lượng sản phẩm được công bố. Giá trị được thể hiện qua công việc chính xác hơn, quyết định kịp thời hơn, dữ liệu an toàn hơn, cán bộ giảm bớt thao tác không cần thiết và người dân được phục vụ thuận tiện hơn. Khi những cải tiến có hiệu quả được chuẩn hóa, chia sẻ và nhân rộng, chuyển đổi số sẽ trở thành năng lực thường xuyên trong hoạt động của lực lượng Công an nhân dân./.

Minh Long