Dịch vụ công không địa giới: Làm thủ tục Công an mọi lúc, mọi nơi

Với dịch vụ công không phụ thuộc địa giới hành chính, người dân có thể lựa chọn cách thức nộp hồ sơ thuận tiện hơn, thay vì mặc định phải đến đúng cơ quan theo nơi cư trú. Tuy nhiên, “không địa giới” không có nghĩa là xóa bỏ thẩm quyền giải quyết; “trực tuyến” cũng không đồng nghĩa mọi thủ tục đều được thực hiện hoàn toàn trên mạng.

Ảnh minh họa.

“Không địa giới” phải được hiểu đúng

Trước đây, khi thực hiện thủ tục hành chính, người dân thường phải xác định mình cư trú ở xã, huyện hoặc tỉnh nào để tìm đúng cơ quan tiếp nhận. Chỉ cần đến không đúng nơi, hồ sơ có thể phải chuyển lại hoặc người dân phải đi thêm một lần.

Trong môi trường số, cách thức này đang từng bước thay đổi. Người dân có thể nộp hồ sơ trực tuyến tại nhà hoặc nộp tại điểm tiếp nhận phù hợp trong phạm vi đã được cơ quan có thẩm quyền công bố. Hồ sơ và dữ liệu sau đó được hệ thống chuyển đến đúng cơ quan, đúng cán bộ có trách nhiệm giải quyết.

Việc thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông hiện được quy định tại Nghị định số 118/2025/NĐ-CP, đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 367/2025/NĐ-CP. Đây là cơ sở quan trọng để tổ chức lại việc tiếp nhận, số hóa, luân chuyển hồ sơ và trả kết quả trên môi trường điện tử.

Điều cần lưu ý là dịch vụ công không địa giới chỉ thay đổi cách thức và địa điểm tiếp nhận hồ sơ trong phạm vi được công bố. Cơ quan có thẩm quyền giải quyết, điều kiện thực hiện thủ tục, thành phần hồ sơ, thời hạn, phí và lệ phí vẫn phải tuân theo quy định pháp luật.

Nói một cách dễ hiểu: người dân có thể không cần tìm đến “đúng cửa” như trước, nhưng hồ sơ vẫn phải được chuyển đến “đúng nơi có thẩm quyền” để giải quyết.

Không phải dịch vụ công trực tuyến nào cũng giống nhau

Khi tra cứu thủ tục hành chính, người dân cần phân biệt ba hình thức thường gặp.

Dịch vụ công trực tuyến toàn trình là dịch vụ mà việc kê khai, nộp hồ sơ, thanh toán, xử lý và trả kết quả có thể được thực hiện trên môi trường mạng. Người dân không phải có mặt tại cơ quan nhà nước, trừ trường hợp phát sinh yêu cầu xác minh theo quy định.

Dịch vụ công trực tuyến một phần cho phép người dân thực hiện một số bước trên mạng, nhưng vẫn có thể phải đến trực tiếp để đối chiếu bản chính, thu nhận thông tin sinh trắc học, ký xác nhận, kiểm tra phương tiện, tài sản hoặc thực hiện công việc mà pháp luật yêu cầu phải có mặt.

Tiếp nhận hồ sơ không phụ thuộc địa giới hành chính cho phép người dân nộp hồ sơ tại điểm tiếp nhận thuận tiện trong phạm vi đã công bố. Điểm tiếp nhận có trách nhiệm số hóa và chuyển hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền xử lý.

Vì vậy, trước khi nộp hồ sơ, người dân cần đọc kỹ thông tin được công khai đối với từng thủ tục, nhất là hình thức nộp, cơ quan giải quyết, thành phần hồ sơ và cách thức nhận kết quả. Không nên hiểu rằng một thủ tục đã được đưa lên cổng dịch vụ công thì đương nhiên mọi khâu đều thực hiện trực tuyến.

Sáu bước thực hiện dịch vụ công tại nhà

Đối với thủ tục đủ điều kiện nộp trực tuyến, người dân có thể thực hiện theo các bước cơ bản sau:

Bước 1: Tra cứu đúng thủ tục trên địa chỉ chính thức

Người dân truy cập Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng Dịch vụ công Bộ Công an đối với các thủ tục thuộc phạm vi quản lý của Bộ Công an.

Khi tra cứu, cần kiểm tra tên thủ tục, đối tượng thực hiện, cơ quan giải quyết, thành phần hồ sơ, thời hạn, phí, lệ phí và hình thức nhận kết quả. Đây là bước giúp tránh tình trạng chọn nhầm thủ tục hoặc chuẩn bị thiếu giấy tờ.

Bước 2: Đăng nhập và xác thực danh tính

Người dân sử dụng phương thức đăng nhập được hệ thống chấp nhận, trong đó tài khoản định danh điện tử VNeID là phương thức xác thực phổ biến. Thông tin định danh chính xác giúp hệ thống tự động điền một số trường dữ liệu và hạn chế việc phải kê khai lại.

Người nộp hồ sơ cần sử dụng tài khoản của chính mình; không cho người khác mượn tài khoản, mật khẩu hoặc thiết bị đã đăng nhập VNeID.

Bước 3: Kê khai và đính kèm thành phần hồ sơ

Thông tin kê khai phải đầy đủ, thống nhất với dữ liệu trong căn cước, VNeID và các giấy tờ có liên quan. Tài liệu chụp hoặc quét phải rõ nét, đầy đủ các trang, không mất góc, không bị che khuất hoặc chỉnh sửa nội dung.

Nếu hệ thống đã khai thác được thông tin từ cơ sở dữ liệu có thẩm quyền, người dân không phải cung cấp lại, trừ trường hợp dữ liệu chưa đầy đủ, chưa chính xác hoặc thủ tục có yêu cầu khác theo quy định.

Bước 4: Nộp hồ sơ và thanh toán trực tuyến

Sau khi kiểm tra lại toàn bộ thông tin, người dân gửi hồ sơ và thực hiện thanh toán trên hệ thống nếu thủ tục có phí, lệ phí hoặc nghĩa vụ tài chính.

Chỉ thanh toán qua chức năng được tích hợp trên cổng dịch vụ công hoặc ứng dụng chính thức. Không chuyển phí, lệ phí vào tài khoản cá nhân do người lạ cung cấp qua điện thoại, tin nhắn hoặc mạng xã hội.

Bước 5: Lưu mã hồ sơ và theo dõi quá trình giải quyết

Sau khi nộp thành công, hệ thống sẽ cấp mã hồ sơ hoặc giấy tiếp nhận điện tử. Người dân cần lưu lại mã này để tra cứu tình trạng xử lý.

Nếu hồ sơ cần bổ sung, cơ quan tiếp nhận phải thông báo nội dung cần hoàn thiện. Người dân nên đọc kỹ yêu cầu, bổ sung đúng tài liệu còn thiếu, tránh nộp lại toàn bộ hồ sơ nhiều lần.

Bước 6: Nhận và kiểm tra kết quả

Tùy từng thủ tục, kết quả có thể được nhận dưới dạng điện tử, nhận qua dịch vụ bưu chính công ích hoặc nhận trực tiếp tại cơ quan giải quyết.

Khi lựa chọn nhận kết quả qua bưu chính, người dân cần ghi chính xác họ tên, số điện thoại và địa chỉ nhận. Khi nhận kết quả điện tử, cần kiểm tra cơ quan ban hành, thông tin người được cấp, thời điểm cấp và chữ ký số của cơ quan có thẩm quyền.

Kết quả điện tử không phải là một bản ảnh gửi qua mạng

Kết quả điện tử hợp lệ là văn bản điện tử do cơ quan có thẩm quyền ban hành, được ký số và trả qua hệ thống chính thức theo quy định. Đó không phải là ảnh chụp giấy tờ hoặc tệp tin do một cá nhân gửi qua Zalo, thư điện tử hay mạng xã hội.

Kết quả giải quyết thủ tục hành chính dưới dạng điện tử, khi được cấp đúng thẩm quyền và đáp ứng yêu cầu của pháp luật, có giá trị pháp lý như bản giấy. Điều này tạo điều kiện để người dân lưu trữ, xuất trình và tái sử dụng kết quả trong những giao dịch, thủ tục tiếp theo mà không phải sao chụp nhiều lần.

Tuy nhiên, người dân cần kiểm tra kỹ nguồn nhận. Nếu tệp kết quả không thể hiện cơ quan ban hành, không có chữ ký số hoặc được gửi từ tài khoản không xác định, cần tra cứu trên hệ thống hoặc liên hệ trực tiếp cơ quan giải quyết để xác minh.

Khi nào người dân vẫn phải đến trực tiếp?

Chuyển đổi số không làm thay đổi những điều kiện chuyên môn hoặc yêu cầu pháp lý cần thiết. Người dân vẫn có thể phải đến trực tiếp trong một số trường hợp như:

- Thủ tục yêu cầu thu nhận ảnh, vân tay hoặc thông tin sinh trắc học;

- Phải kiểm tra, đối chiếu bản chính theo quy định;

- Cần kiểm tra thực tế phương tiện, tài sản, địa điểm hoặc hiện trạng;

- Thông tin trong hồ sơ không thống nhất với dữ liệu trên hệ thống;

- Pháp luật quy định người thực hiện phải trực tiếp có mặt;

- Hệ thống thông báo cần xác minh hoặc bổ sung nội dung không thể hoàn thành trực tuyến.

Việc yêu cầu người dân đến trực tiếp phải dựa trên quy định và yêu cầu thực tế của hồ sơ, không phải vì cán bộ ngại xử lý hồ sơ điện tử. Ngược lại, người dân cũng không nên cho rằng đã nộp hồ sơ trên mạng thì có thể bỏ qua các điều kiện bắt buộc.

Trong lĩnh vực Công an, một số thủ tục đã cho thấy hiệu quả rõ rệt của phương thức mới. Chẳng hạn, đối với trường hợp đăng ký xe đủ điều kiện thực hiện trực tuyến toàn trình, người dân có thể nộp hồ sơ trên cổng dịch vụ công và lựa chọn nhận kết quả qua dịch vụ bưu chính công ích. Đồng thời, quy định mới cho phép lựa chọn cơ quan đăng ký xe trong phạm vi tỉnh, thành phố theo điều kiện cụ thể, giảm sự phụ thuộc cứng nhắc vào địa giới hành chính. Nội dung này đã được Cục Cảnh sát giao thông, Bộ Công an hướng dẫn.

Dữ liệu phải “đi trước” hồ sơ

Dịch vụ công không địa giới chỉ vận hành thông suốt khi dữ liệu giữa các cơ quan được chuẩn hóa, kết nối và chia sẻ an toàn.

Nếu thông tin họ tên, ngày sinh, nơi cư trú hoặc tình trạng pháp lý của giấy tờ chưa thống nhất, hệ thống khó có thể tự động kiểm tra và tái sử dụng. Hồ sơ khi đó vẫn cần cán bộ xác minh thủ công, làm giảm lợi ích của dịch vụ công trực tuyến.

Vì vậy, xây dựng dịch vụ công không địa giới không chỉ là đưa biểu mẫu lên mạng. Công việc cốt lõi là làm sạch dữ liệu, tái cấu trúc quy trình, xác định rõ trách nhiệm xử lý và bảo đảm hồ sơ được chuyển đúng cơ quan mà người dân không phải tự đi tìm.

Đối với cán bộ tiếp nhận, khi thông tin đã có đầy đủ trong VNeID hoặc cơ sở dữ liệu có thẩm quyền thì phải khai thác, sử dụng theo quy định; không yêu cầu người dân nộp lại giấy tờ chỉ để hoàn thiện một bộ hồ sơ giấy như trước.

Tiện lợi phải đi cùng an toàn

Khi ngày càng nhiều thủ tục được thực hiện tại nhà, tội phạm công nghệ cao cũng lợi dụng nhu cầu của người dân để lập website giả mạo, gửi đường dẫn lạ, cài ứng dụng chứa mã độc hoặc giả danh cán bộ hướng dẫn “xử lý hồ sơ nhanh”.

Bộ Công an đã cảnh báo thủ đoạn các đối tượng mạo danh cán bộ Công an, cán bộ xã, phường để yêu cầu người dân cài đặt VNeID hoặc ứng dụng dịch vụ công giả mạo, sau đó tìm cách chiếm quyền điều khiển điện thoại, lấy mã OTP và dữ liệu sinh trắc học nhằm chiếm đoạt tài sản. Người dân có thể xem thông tin cảnh báo tại Cổng Thông tin điện tử Bộ Công an.

Để thực hiện dịch vụ công an toàn, người dân cần ghi nhớ:

- Chỉ truy cập cổng dịch vụ công và ứng dụng chính thức;

- Không cài đặt ứng dụng từ đường dẫn hoặc tệp có đuôi “.apk” do người lạ gửi;

- Không cung cấp mật khẩu VNeID, mã OTP, thông tin đăng nhập ngân hàng;

- Không chuyển phí, lệ phí vào tài khoản cá nhân;

- Không cho người lạ điều khiển điện thoại để “hỗ trợ làm hồ sơ”;

- Khi nghi ngờ, chủ động liên hệ cơ quan Công an hoặc cơ quan giải quyết thủ tục để kiểm tra.

Cán bộ tại bộ phận tiếp nhận có thể hướng dẫn thao tác, nhưng người dân nên tự nhập mật khẩu, mã OTP và thông tin bảo mật. Đây là cách bảo vệ tài khoản, dữ liệu cá nhân và tài sản của chính mình.

Không để người chưa thành thạo công nghệ đứng ngoài tiến trình số

Dịch vụ công trực tuyến mang lại nhiều thuận lợi, nhưng không phải người dân nào cũng có điện thoại thông minh, kết nối Internet hoặc kỹ năng thao tác trên môi trường số.

Vì vậy, triển khai dịch vụ công không địa giới phải đồng thời duy trì các điểm tiếp nhận trực tiếp và tổ chức hướng dẫn tại cơ sở. Người cao tuổi, người khuyết tật, người có hoàn cảnh khó khăn hoặc người chưa thành thạo công nghệ cần được hỗ trợ phù hợp.

Mục tiêu của chuyển đổi số không phải buộc mọi người tự xoay xở với thiết bị, mà là tạo thêm phương thức phục vụ thuận tiện. Người sử dụng thành thạo có thể tự nộp hồ sơ tại nhà; người cần hỗ trợ có thể đến Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc bộ phận tiếp nhận để được hướng dẫn.

Những kết quả bước đầu tại Tây Ninh

Theo kết quả sơ kết Đề án 06 giai đoạn 2022–2025 được Công an tỉnh Tây Ninh công bố tháng 7/2026, tỉnh có 1.997/1.997 thủ tục hành chính được công bố thực hiện không phụ thuộc địa giới hành chính; tỷ lệ hồ sơ trực tuyến đạt 98,64%; tỷ lệ giải quyết đúng và trước hạn đạt 99,86%; mức độ hài lòng của người dân đạt 99,21%.

Các cơ quan trên địa bàn tỉnh cũng thực hiện nguyên tắc không yêu cầu người dân cung cấp lại thông tin đã có trên VNeID hoặc Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Thông tin chi tiết được đăng tải trong bài viết “Sơ kết Đề án 06 trên địa bàn tỉnh Tây Ninh giai đoạn 2022–2025”.

Những con số trên cho thấy dịch vụ công không địa giới đã trở thành một nội dung cụ thể của cải cách hành chính tại địa phương. Tuy nhiên, kết quả thực chất không chỉ được đo bằng số lượng thủ tục đưa lên mạng, mà còn phải được đánh giá qua số lần đi lại được cắt giảm, lượng giấy tờ không phải nộp lại, tỷ lệ hồ sơ được xử lý đúng hạn và khả năng sử dụng lại kết quả điện tử.

Dịch vụ công không địa giới chỉ hoàn thiện khi người dân có thể lựa chọn kênh thực hiện thuận tiện; hồ sơ được tiếp nhận, luân chuyển đúng nơi; dữ liệu được khai thác thay cho giấy tờ và kết quả được trả theo hình thức phù hợp. Địa giới hành chính từng bước không còn là rào cản, nhưng thẩm quyền, trách nhiệm giải quyết và an toàn pháp lý vẫn phải được bảo đảm trong từng hồ sơ./.

Minh Long