Dữ liệu chất lượng là nền tảng của quản trị số và phục vụ Nhân dân

Trong chuyển đổi số, dữ liệu không chỉ là những dòng thông tin được lưu trên máy tính. Dữ liệu là căn cứ để xác thực, phân tích, dự báo, tổ chức thực hiện nhiệm vụ và giải quyết thủ tục cho người dân, doanh nghiệp. Dữ liệu chỉ phát huy giá trị khi được bảo đảm đúng, đủ, sạch, sống; được cập nhật kịp thời, khai thác đúng thẩm quyền và bảo vệ an toàn trong toàn bộ vòng đời.

Ảnh minh họa.

Dữ liệu là nền móng của chuyển đổi số

Nếu hạ tầng số là hệ thống đường dẫn và phần mềm là phương tiện, dữ liệu chính là nguồn nguyên liệu để bộ máy số vận hành. Không có dữ liệu, hệ thống chỉ là một công cụ trống. Có nhiều dữ liệu nhưng dữ liệu sai, thiếu hoặc chậm cập nhật thì kết quả xử lý vẫn có thể không chính xác, thậm chí tạo thêm thủ tục để kiểm tra và khắc phục.

Luật Dữ liệu số 60/2024/QH15, có hiệu lực từ ngày 01/7/2025, đã thiết lập khung pháp lý chung đối với dữ liệu số, từ xây dựng, phát triển, bảo vệ, quản trị đến xử lý và sử dụng dữ liệu. Điều đó cho thấy dữ liệu không còn được nhìn nhận đơn thuần như sản phẩm phụ của hoạt động hành chính, mà là nguồn lực cần được quản trị có mục tiêu, có trách nhiệm và đúng pháp luật.

Đối với lực lượng Công an nhân dân, dữ liệu có mặt trong hầu hết lĩnh vực công tác: quản lý dân cư, căn cước, cư trú, phương tiện, phòng cháy, hồ sơ nghiệp vụ, tiếp nhận tin báo, giải quyết thủ tục hành chính, phân tích tình hình an ninh, trật tự. Chất lượng của từng trường thông tin vì vậy có thể ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng tham mưu, chỉ huy, tác nghiệp và phục vụ Nhân dân.

Một dữ liệu sai có thể kéo theo nhiều hệ quả

Trong quy trình thủ công, một lỗi ghi chép thường chỉ nằm trong một hồ sơ. Trong môi trường số, dữ liệu được kết nối và tái sử dụng ở nhiều khâu; vì vậy, một ký tự sai trong họ tên, một ngày sinh nhập nhầm, một địa chỉ đã thay đổi nhưng chưa cập nhật hoặc một bản ghi bị trùng có thể làm phát sinh sai lệch khi xác thực, thống kê, đối soát và giải quyết thủ tục.

Hệ quả dễ thấy là hồ sơ phải chuyển sang kiểm tra thủ công, thời gian xử lý kéo dài, cán bộ phải xác minh lại và người dân có thể phải bổ sung giấy tờ. Ở phạm vi quản lý, dữ liệu không chính xác còn làm sai lệch báo cáo, che khuất xu hướng hoặc dẫn đến phân bổ nguồn lực chưa sát với tình hình thực tế.

Khi phát hiện thông tin không khớp, cần tránh suy luận rằng người dân kê khai sai hoặc hệ thống đương nhiên đúng. Cán bộ phải kiểm tra nguồn dữ liệu gốc, lịch sử cập nhật, căn cứ pháp lý và tình trạng thực tế; xác định đúng cơ quan, đơn vị có thẩm quyền chỉnh sửa; đồng thời hướng dẫn người dân rõ ràng, không để họ phải đi lại nhiều nơi chỉ để tìm điểm phát sinh sai lệch.

Hiểu đúng về “đúng, đủ, sạch, sống”

Đúng là thông tin phản ánh chính xác đối tượng và sự kiện tại thời điểm cần sử dụng.

Dữ liệu phải được đối chiếu với nguồn có giá trị pháp lý hoặc nguồn được cơ quan có thẩm quyền xác nhận; tuân thủ quy tắc nhập liệu, định dạng và mã dùng chung. Một thông tin từng đúng nhưng không còn phù hợp với thực tế hiện tại cũng không thể tiếp tục được sử dụng như dữ liệu mới.

Đủ là có các trường thông tin cần thiết cho mục đích đã xác định.

Đủ không có nghĩa là thu thập càng nhiều càng tốt. Cơ quan, cán bộ chỉ thu thập và xử lý thông tin theo chức năng, nhiệm vụ, căn cứ pháp luật và mục đích cụ thể. Thu thập thiếu sẽ làm quy trình bị gián đoạn; thu thập vượt quá yêu cầu lại làm tăng chi phí quản trị và rủi ro đối với dữ liệu.

Sạch là không còn bản ghi trùng lặp, mâu thuẫn, sai định dạng hoặc không xác định được nguồn.

Làm sạch dữ liệu bao gồm phát hiện sai lệch, đối soát với nguồn đáng tin cậy, chuẩn hóa cách thể hiện, hợp nhất hoặc loại bỏ bản ghi theo đúng quy trình và lưu lại dấu vết chỉnh sửa. Việc tự ý sửa cho “khớp” mà không có căn cứ không phải là làm sạch dữ liệu.

Sống là được cập nhật theo biến động và được sử dụng trong quy trình thực tế.

Một cơ sở dữ liệu được số hóa đầy đủ nhưng không có cơ chế cập nhật sẽ nhanh chóng trở nên lạc hậu. Dữ liệu “sống” phải có người chịu trách nhiệm, có thời hạn cập nhật, có kết nối phù hợp và có phản hồi từ quá trình khai thác để kịp thời sửa sai.

Thống nhất, dùng chung và an toàn là những yêu cầu xuyên suốt.

Các hệ thống muốn trao đổi được với nhau phải hiểu cùng một trường thông tin theo cùng một ý nghĩa, sử dụng chuẩn và mã định danh thống nhất. Dữ liệu được chia sẻ theo nhu cầu, thẩm quyền và mục đích công vụ; đồng thời phải được kiểm soát truy cập, bảo vệ bí mật nhà nước, bí mật công tác và dữ liệu cá nhân.

Dữ liệu tốt giúp quyết định nhanh, nhưng không thay thế trách nhiệm con người

Dữ liệu được cập nhật kịp thời giúp lãnh đạo, chỉ huy giảm thời gian chờ tổng hợp báo cáo, nhận diện sớm biến động và lựa chọn phương án phù hợp. Thay vì phải thu thập lại từ nhiều đầu mối, người có thẩm quyền có thể theo dõi chỉ số, đối chiếu thông tin và tập trung vào phân tích, dự báo.

Tuy nhiên, dữ liệu không tự giải thích toàn bộ bối cảnh. Một chỉ số tăng có thể xuất phát từ tình hình thực tế, nhưng cũng có thể do thay đổi cách ghi nhận, phạm vi thống kê hoặc chất lượng cập nhật. Vì vậy, quyết định nhanh phải đi cùng kiểm tra nguồn, đánh giá độ đầy đủ, so sánh theo thời gian và đối chiếu với thông tin thực địa.

Điều này càng quan trọng khi sử dụng công cụ phân tích tự động hoặc trí tuệ nhân tạo. Kết quả đầu ra phụ thuộc vào dữ liệu đầu vào, mô hình và câu lệnh xử lý; có thể thiếu căn cứ, hiểu sai ngữ cảnh hoặc tạo ra thông tin không chính xác. Công cụ số chỉ hỗ trợ, không mặc nhiên thay thế hoạt động thẩm định và không làm thay đổi trách nhiệm của cán bộ tham mưu, người ký hoặc người ra quyết định.

Khi “dữ liệu chạy”, người dân bớt phải đi lại

Giá trị gần gũi nhất của dữ liệu chất lượng là giúp người dân không phải kê khai nhiều lần cùng một thông tin. Khi dữ liệu đã có, được xác thực và được chia sẻ đúng quy định, cơ quan giải quyết thủ tục có thể khai thác để cắt giảm thành phần hồ sơ, rút ngắn thời gian đối chiếu và trả kết quả trên môi trường điện tử.

Ngược lại, nếu các cơ sở dữ liệu chưa thống nhất, người dân vẫn phải mang theo bản giấy để chứng minh thông tin mà cơ quan nhà nước đã từng thu thập. Khi đó, quy trình có thể được đưa lên mạng nhưng gánh nặng thủ tục chưa thực sự giảm. Chuyển đổi số chỉ có ý nghĩa khi dữ liệu được tái sử dụng để thay đổi cách phục vụ, chứ không chỉ thay tờ khai giấy bằng biểu mẫu điện tử.

Trong trường hợp dữ liệu còn sai lệch, việc phục vụ tốt thể hiện ở cách tiếp nhận và xử lý phản ánh: giải thích dễ hiểu, chỉ rõ thông tin cần kiểm tra, xác định đầu mối có thẩm quyền, theo dõi đến khi hoàn thành và thông báo kết quả. Người dân không nên phải tự tìm hiểu cấu trúc của các hệ thống phía sau để sửa một thông tin liên quan đến mình.

Mỗi cán bộ, chiến sĩ là một mắt xích bảo đảm chất lượng dữ liệu

Kiểm tra ngay từ khâu thu thập.

Thông tin cần được đối chiếu với giấy tờ, nguồn dữ liệu hoặc tình hình thực tế theo quy định. Nếu còn nghi vấn, phải đánh dấu để xác minh; không điền theo suy đoán và không bỏ qua sai lệch chỉ vì muốn hoàn thành thao tác nhanh.

Nhập đúng chuẩn, đúng trường, đúng thời điểm.

Cán bộ cần tuân thủ danh mục dùng chung, quy tắc viết và định dạng của hệ thống; không ghi nội dung tùy tiện vào trường không phù hợp; không sử dụng tài khoản của người khác. Thao tác nhập liệu phải gắn với trách nhiệm cá nhân và có thể kiểm tra lại khi cần.

Cập nhật kịp thời, sửa sai có căn cứ.

Khi phát sinh biến động hoặc nhận được phản ánh về dữ liệu, đơn vị phụ trách phải kiểm tra và cập nhật theo thẩm quyền, lưu lịch sử thay đổi và thông báo cho những khâu liên quan. Không để tình trạng đã sửa trên hồ sơ giấy nhưng dữ liệu điện tử vẫn giữ thông tin cũ.

Khai thác đúng mục đích, phản hồi khi phát hiện bất thường.

Người sử dụng dữ liệu không chỉ nhận kết quả từ hệ thống mà còn là một kênh kiểm soát chất lượng. Khi gặp bản ghi trùng, thông tin thiếu hoặc kết quả bất hợp lý, cán bộ cần báo đúng đầu mối để xử lý, không tự sao chép dữ liệu sang tệp cá nhân hoặc tạo thêm một bảng theo dõi ngoài hệ thống nếu chưa được phép.

Rà soát định kỳ bằng chỉ số cụ thể.

Chất lượng dữ liệu cần được theo dõi qua tỷ lệ trường thông tin đầy đủ, số bản ghi trùng, thời gian cập nhật, số trường hợp phải xác minh lại, số phản ánh của người dân và kết quả khắc phục. Có chỉ số rõ ràng mới xác định được điểm nghẽn và trách nhiệm cần cải thiện.

Kết nối, chia sẻ phải đi cùng kiểm soát và bảo vệ

Kết nối dữ liệu không có nghĩa là mọi người đều được xem mọi thông tin. Mỗi cán bộ chỉ được truy cập dữ liệu phù hợp với chức trách, nhiệm vụ, thẩm quyền và mục đích đã được xác định. Hệ thống cần phân quyền, ghi nhật ký, kiểm soát việc sao chép, trích xuất và kịp thời thu hồi quyền khi người sử dụng thay đổi vị trí công tác.

Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 có hiệu lực từ ngày 01/01/2026 tiếp tục đặt ra trách nhiệm đối với cơ quan, tổ chức, cá nhân trong xử lý và bảo vệ dữ liệu cá nhân. Trong hoạt động công vụ, yêu cầu thuận tiện không thể là lý do để chia sẻ tài khoản, gửi tệp qua kênh không được phép hoặc đưa thông tin công tác, dữ liệu cá nhân lên nền tảng công cộng.

Khi phát hiện dấu hiệu truy cập trái phép, lộ lọt, mất dữ liệu hoặc thiết bị có nguy cơ bị xâm nhập, cán bộ phải ngừng thao tác có thể làm sự cố lan rộng, bảo toàn thông tin cần thiết và báo cáo ngay theo quy trình. Xử lý sớm một dấu hiệu bất thường luôn hiệu quả hơn khắc phục hậu quả sau khi dữ liệu đã bị phát tán.

Trong triển khai nhiệm vụ phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số và Đề án 06, Công an tỉnh Tây Ninh đã xác định 147 nhiệm vụ trọng tâm thuộc 5 khâu đột phá: tham mưu, hạ tầng, dữ liệu, nguồn lực và an ninh - an toàn. Việc đặt nhóm dữ liệu bên cạnh nhóm an ninh - an toàn thể hiện yêu cầu phát triển và khai thác dữ liệu phải được tiến hành đồng bộ với bảo vệ hệ thống, bảo vệ thông tin.

Tại Hội nghị sơ kết Đề án 06 trên địa bàn tỉnh giai đoạn 2022 - 2025, Công an tỉnh tiếp tục nhấn mạnh việc coi dữ liệu là tài nguyên chiến lược, yêu cầu rà soát, thu thập, cập nhật và làm sạch theo phương châm “đúng, đủ, sạch, sống”; dữ liệu chuyên ngành phải được chuẩn hóa, kết nối, chia sẻ đúng quy định. Cùng với đó là yêu cầu tái cấu trúc thủ tục theo hướng sử dụng dữ liệu để cắt giảm giấy tờ, không yêu cầu người dân cung cấp lại thông tin đã có trong cơ sở dữ liệu.

Thực tiễn Chiến dịch 90 ngày làm giàu, làm sạch cơ sở dữ liệu đất đai năm 2025 cho thấy chất lượng dữ liệu không thể được cải thiện chỉ bằng thao tác kỹ thuật. Theo thông tin công khai của Công an tỉnh, 2.408.238 thửa đất đã được rà soát, phân loại, đối khớp, xác thực với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư; trong đó 2.117.399 thửa trùng khớp, đạt 87,9% tại thời điểm công bố. Phần còn sai lệch đòi hỏi sự phối hợp giữa Công an cơ sở, cơ quan chuyên môn, tổ dân phố và người dân để đối soát giấy tờ, xác minh nhân thân, địa chỉ và chủ sử dụng đất.

Ví dụ này cho thấy dữ liệu “sạch” được tạo nên từ trách nhiệm cụ thể ở từng khâu: có quy trình, có nguồn đối chiếu, có cán bộ xác minh, có sự phối hợp và có cơ chế cập nhật kết quả trở lại hệ thống. Đây cũng là nền tảng để xử lý thủ tục chính xác hơn, giảm hồ sơ giấy và tiến tới cung cấp dịch vụ công thuận lợi hơn cho người dân, doanh nghiệp.

Đo chất lượng dữ liệu bằng kết quả công tác và phục vụ

Một cơ sở dữ liệu không nên được đánh giá chỉ bằng số lượng bản ghi đã nhập hoặc tỷ lệ hoàn thành số hóa. Cần xem dữ liệu có được cập nhật đúng thời hạn hay không; tỷ lệ sai, trùng, thiếu là bao nhiêu; có thể truy vết nguồn và lịch sử thay đổi hay không; việc kết nối có làm giảm khâu trung gian và giấy tờ cho người dân hay không; thời gian xử lý công việc có được rút ngắn mà vẫn bảo đảm đúng pháp luật, an toàn hay không.

Với người chỉ huy, thước đo là dữ liệu có giúp nắm tình hình đầy đủ, phát hiện vấn đề sớm và đưa ra quyết định sát thực tế hơn. Với cán bộ trực tiếp, thước đo là giảm thời gian tìm kiếm, đối chiếu, tổng hợp và sửa sai. Với người dân, thước đo là bớt kê khai, bớt đi lại, được hướng dẫn rõ ràng và nhận kết quả đúng hẹn. Với hệ thống, thước đo còn là không để xảy ra truy cập trái phép, lộ lọt hoặc sử dụng dữ liệu sai mục đích.

Dữ liệu đúng tạo cơ sở cho quyết định nhanh; quyết định có trách nhiệm tạo ra cách phục vụ tốt hơn. Để hình thành được chu trình đó, mỗi dữ liệu phải gắn với nguồn tin cậy, mỗi thao tác phải gắn với một người chịu trách nhiệm và mỗi lần khai thác phải gắn với mục đích, thẩm quyền rõ ràng. Chất lượng dữ liệu vì vậy cần được xem là một tiêu chí thường xuyên của chất lượng công tác, được bảo đảm từ khâu tạo lập, cập nhật, khai thác đến chia sẻ và bảo vệ trong toàn bộ vòng đời dữ liệu./.

Minh Long